【专业视听网报道】：“孤岛”指信息孤岛，是在企业信息化发展过程中出现的名词。信息孤岛是指相互之间在功能上不关联互助、信息不共享互换以及信息与业务流程和应用相互脱节的计算机应用系统。会议跟信息孤岛有联系吗？看看我们周边的会议室，无论是组织内的高中档会议室，还是会议中心、度假酒店对外提供的会议室，都在引入各种新的技术，也就在不断引入一个又一个的“孤岛”。随着会议的越来越多和技术的越来越进步，开会者对会议室的功能需求越来越高，而管会者连接“孤岛”的压力也越来越大。
一、会议室可能会存在哪些“孤岛”？
会议“孤岛”的形成是会议信息化进程渐进的必然产物，一般会形成三类“孤岛”：系统孤岛、管控孤岛和数据孤岛。
1、系统孤岛
如何提高会议的效率和效果是人们一直想解决的问题。随着技术的进步，人们从单一功能的角度开发了一系列解决会议问题的系统：从视觉的角度，开发了显示系统、投影系统；从听觉的角度，开发了拾音系统、音响系统；从信息发布的角度，开发了会议信息发布系统；从会前管理的角度，开发了会议预定系统；从会中管理的角度，开发了针对签到的会议签到系统、针对文件分发的无纸化系统、针对会议讨论的手拉手数字会讨系统；针对远程会议开发了电话会议系统、视频会议系统；针对会议场景留存，开发了会议录播系统等等。这些系统之间彼此独立，信息不能共享，成为一个个系统孤岛。
2、管控孤岛
随着会议室系统设备的不断增加，给用户造成的管理和维护难度开始增加。一方面系统的增加造成故障点增多，管理人员需要越来越早地做好会前的各系统准备和会后的各系统检查，还要随时准备会中故障的快速处理。另一方面会议管理不仅需要专岗，而且对人员要求不断提高，更重要的是管理者无法方便地掌握系统的管理情况。针对以上问题，人们向集中控制的方向进行研发。在设备控制方面，开发了中控系统；在远程会议方面，开发了集会议管理、会议显示、信号传输、会议录播为一体的视频会议系统；集中控制领域的领导者北京恒泰实达公司还研发了以软件为主、以预案驱动的V3C智能控制系统。
集中控制系统的出现解决了一部分会议管理的问题，但控制设备和控制系统与管理系统之间脱离的现象，依然影响控制系统作用的发挥，形成了会议信息化中的管控孤岛。
3、数据孤岛
随着管理水平和技术水平的不断提高，人们越来越认识到会议这一组织的“智慧之地”中数据的重要性。会议中蕴藏着大量的企业管理者需要的管理数据、决策信息、业务信息和控制数据。如何帮助用户消除会议的数据孤岛，实现会议数据和信息的共享和交换，是摆在以会议为主业务领域的IT公司都必须面对的问题。
二、如何消除会议“孤岛”？
信息孤岛的存在所带来的弊端是显而易见的，随着会议管理被组织越来越重视，人们的管理观念和技术的飞速进步都为消除会议孤岛创造了条件。但要想消除会议中的信息孤岛，必须从用户、开发商和系统集成商三个方面共同努力。
1、从用户方面
首先要系统规划会议的管理体系，从会议计划、会议分类、单一会议管理到会议室管控，建立组织全生命周期的会议管理制度，总体规划是避免出现“孤岛”的前提，北京盛科维公司的会议管理模型可以为用户规划会议体系提供借鉴（如图1）；其次要努力避免“轻软件重硬件”的观念，“孤岛”的出现往往是因为软件无法互联互通，所以软件的规划要先于硬件的规划；第三要着眼于可连接性和可扩展性选择软件系统，软件的建设不可能一步到位，会议的需求也会随时代而变化，只有基于企业级的软件架构建立的系统才可以不断满足用户需求的增长。
图1 盛科维会议管理模型示意图
2、从开发商方面
开发商包括软件开发商和硬件系统生产商。任何一个开发商都不可能提供满足用户所有功能的产品，所以开发商应从两个方面不断提高产品满足用户的能力。一是不断在自己擅长的专业领域深入挖掘用户需求，开发出好的产品；二是保持开放的心态，开发标准的接口，提供跟其他系统融入的能力。随着共享经济的到来，只有开放才能开发出真正满足用户需求的产品。
3、从集成商方面
系统集成商是用户的专业参谋，从系统设计到系统实施都有着丰富的经验。从北京盛科维公司在交付会议管理软件产品的项目看，目前大部分的用户会议管理系统和会议室管理系统的建设都是包含在一个更大的项目里，有些集成商的重视程度不够。所以从系统集成商方面也需要深入挖掘用户需求，在软件选型中为用户把好可连接性和可扩展性的关，使用户的会议管理系统融合成一个整体（如图2所示）。
图2 会议系统整合示意图
三、会议管理系统如何避免成为“孤岛”？
走出会议，会议管理只是组织管理信息化的一个部分。那么如何避免会议管理系统成为管理信息化建设的“孤岛”？北京盛科维认为必须以企业级软件架构作为可扩展的基础，必须以开放的态度开放接口，加强与其它系统的连接。只有从以下三方面入手，才能避免会议管理系统成为组织管理的“孤岛”。
首先是要开放接口，让其它系统可以方便接入。目前大部分大中型组织用户已经建立了企业门户或OA系统，会议管理系统必须方便与用户已有权限系统实现对接，并实现功能的顺畅接入。未来用户可能会接入业务系统方便业务决策，或者接入任务系统监督决议落实，会议管理软件应该具备随时接入的能力。
其次是要具备整合其他系统的能力。每一个单一的系统都是由软件驱动的，作为会议管理软件必须要根据用户需求舍得花精力和成本整合接入其他系统。以会议签到系统为例，盛科维在产品实施中遇到了用户需要的各式各样的签到需求，有二维码签到、门禁签到、门禁锁签到等等，而仅门禁系统就对接了多个品牌。只有不断地积累才能提高产品为用户服务的能力。
第三是要在企业级软件架构的基础上，将功能模块化。企业级的软件系统会面对用户不同管理方式、不同管理习惯的需求。如果软件功能的耦合太紧，会给不同的用户提供不同的软件版本，这样不仅开发商的压力巨大，而且会严重降低为用户提供的升级能力和连接能力。因此，只有将公共功能抽取到软件底层，将功能做成插件，才能保障与其它系统的连接能力。
在连接一切的新时代，我们不应该让会议室这个“连接组织智慧”的场所成为“孤岛”，而应该让每一个人的智慧越来越顺畅的融入组织！
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