【专业视听网报道】：摘要：本文谈论了如何设计更好的会议，会议主导者和安排者需要开始思考新的会议方式，例如开会前要确定会议目标，会议举办形式等等，惯性不应阻碍会议设计的进步。
据一家调查公司报道，未来12个月将看到整个国家的在会议和活动显著增加。由于大部分经济实力增强，预测公司会议花费和代表人数都会增长。调查对象被问及他们今年的计划，从销售和市场营销，到培训，内部和执行小组会议，产品发布会，会议和奖励。
所有类别都预测会增长，而培训和内部会议的增长最快。该报告显示，当涉及选择会议地点时，预算仍是关键的考虑因素。靠近机场、靠近培训设施也将影响对于海外目的地的选择。但总体而言，各部门将迎来忙碌的一年。因此，有没有更合适的时间来重新评价会议设计并进行的方式呢？
在这种严峻的时期，企业有义务确保明智花费时间和金钱。通过设计合适的方案，可以节省巨大的开支和提高生产率。
发现重点
会议的艺术常常被误解。像报纸，电话，网站和宣传册，它是否是在使用得当时才是有效的沟通媒介。它可能是办公楼内三个人在一个小房间里；它可能是酒店宴会厅内一个500名员工的教育会议。大小并不重要。
其原理是一样的：内容和设计必须适合观众和会议所有者的目标。准备是基本条件。这似乎显而易见，但是很多会议是出于习惯进行组织的。
其他会议是由主要关注后勤和操作问题的人来安排，但也许根本不知道原因。有充分的理由使人们聚集在一起，但不知道要实现什么目标。主要的挑战是大多数会议主导者和安排人员制定了模糊的目标。
此外，他们不知道进行会议的其它方法，因此使用默认的格式和流程。有无数的例子，但我们可以用一个例子来稍微说明一下：如果会议预计是要互动的，把代表们安排在黑暗会议室的剧院式排座将无法正常工作。同样，这可能看起来像常识，但却经常发生。
任何会议面临的最大挑战之一是保持让会议代表们参与。注意力时间不再像他们过去那样，尤其是千禧一代之中的跨度是没有限制，人们很容易专注于智能手机和平板电脑，而非他们应关注的扬声器和演示。但是如果内容是枯燥或无关的，谁又能责怪他们呢？
这就是为什么准备工作如此重要的原因。无法与与会者产生共鸣会打击员工的积极性，浪费公司的钱。因此，格式，体验和音调必须支持会议的内容和总体目标。
做功课
首先，会议主导者必须明确自己的目标，制定一个好的方案。然后，与设计师开会，必须花时间了解了代表们或观众的个人资料。如果不采取这两个步骤，会议是注定要失败的。分析代表们的概况，并确保他们在参与的方式中收获他们所需要的。
要考虑到许多会议特征。例如，物理存在是非常重要的。它不是一个电话会议。人们实际在一个房间内聚集在一起。他们的感觉和举动是非常重要的。根据定义，会议在真实世界之外。
会议中讨论想法比在真实世界更自由。然后，结果需要在现实世界中实现。会议主导者，如之前所提到的，对于他们希望的会议举行方式可能有个不错的想法。
但如果目标没有正确表达，会议设计肯定不会促进所期望的结果。几乎在所有例子中，它可以帮助主导者实地安排内容应遵循的（在纸上）路径。所有这些都是创造一个成功会议的基石。没有任何一个，项目都很可能会失败。
讲故事
会议地点是很重要的。因此，首先交通是首要的。良好的食物和饮料有助于提升体验。但这些方面都是次要因素。如果没有内容，就没有会议。在理论上，会议可以在没有任何外围设备的情况下进行。
正确获得这些内容的目标是不容易的；人们可以说目的是提供一个平台进行互联，或提供空间进行思想交流。这需要更具体：例如，如果会议主导者希望每一个代表有至少10个对话，这将带来会议后续的盈利。那么设计师有事可做了。
如果目的是让每个参与者至少对会议室的每个人都说一句话，那需要特定的互动形式。需要制定目标的细节程度来量身设计会议。内容交付将造就或打破了会议。
告诉真正的和真实的故事。使内容与人的本能连接，比如爱情，欲望，恐惧和愉悦。与人们的个人生活联系起来；与会代表会对与他们相关的内容做出最好的反应。这是灵感的关键。
它也是产生互动最有效的方法。也许，甚至制造冲突。在讨论结束时提出一个道德选择？在房间里的人会有故事，意见和经验分享。这个对于会议有好处。
衡量成功和展望
每一次会议都有定性和量化结果。定性结果应该是可以测量的，以确定会议的投资回报率。定量需要基于主观标准的评价，但将提供每个项目有效性的关键指标。
但确保有人拥有会议的结果。必须有人对会议结果负责。
会议和活动的世界不断发展。如今可以更多了解关于人的行为，以及如何被影响。成功的会议为企业带来显著的价值，包括节省成本，提高生产率，激励人们或业务发展。但为了最大限度利用机会，会议主导者和安排者需要开始思考新的方式。惯性不应阻碍会议设计的进步。
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